Firmenkreditkarten

Wer für seinen Arbeitgeber beruflich häufig auf Reisen ist, zahlt die Kosten für Hotelübernachtungen, Benzin und Co. in der Regel zuerst aus eigener Tasche und reicht danach eine Reisekostenabrechnung ein. Selbstständige hingegen sollten berufliche und private Ausgaben auch auf Dienstreisen ordnungsgemäß trennen, um die Übersicht zu behalten. Eine Firmenkreditkarte ist die Lösung, denn dadurch lassen sich Abrechnungsvorgänge vereinfachen. Ganz nebenbei bieten sie Ihren Arbeitnehmern einen gewissen Anreiz und dienen damit der Mitarbeiterbindung.

Was sind Firmenkreditkarten?

Bei einer Firmenkreditkarte handelt es sich um eine Kreditkarte, die auf eine Firma und auf den Namen eines bestimmten Mitarbeiters ausgestellt ist. Dieser Mitarbeiter darf die Karte exklusiv zum Bezahlen nutzen. In der Regel ist die bargeldlose Bezahlung in allen Währungen und die Abhebung von Bargeld mit einer Kreditkarte möglich. Hier ähnelt die Firmenkreditkarte der privaten Karte. Zu unterscheiden sind Business Cards und Corporate Cards.

Was sind die Unterschiede zwischen Business Cards und Corporate Cards?

Ausschlaggebend bei dieser Frage ist die Anzahl der Karten, die ausgegeben werden sollen. Als Richtlinie gilt, dass Business Cards vor allem für kleine und mittlere Unternehmen gut geeignet sind. Wenn Sie als Selbstständiger oder als Einzelunternehmer gemeldet sind und lediglich eine einzige oder sehr wenige Karten benötigen, wählen Sie die Business Card.

Für mittlere und große Unternehmen, für Behörden oder auch für Non-Profit-Organisationen ist die Corporate Card die bessere Wahl. Diese Firmen müssen in der Regel sehr viele Karten abrechnen und die Reisekostenabrechnungen für ihre Mitarbeiter und sich selbst so effektiv und kostengünstig wie möglich gestalten. Die Corporate Card ist dafür meist besser geeignet.

Allerdings gibt es keine trennscharfe Abgrenzung des Begriffs. Einige Kreditkartengesellschaften sehen für ihre Corporate Cards besondere Bedingungen vor und bieten sie auch als Business Card an. Ein Blick auf die genauen Konditionen lohnt sich, bevor Sie sich entscheiden.

Welche Vorteile bieten Firmenkreditkarten?

Kreditkarten für Firmen haben für beide Seiten Vorteile. Prinzipiell reduzieren sie den Verwaltungsaufwand bei der Abrechnung von Dienstreisen. Außerdem bergen sie ein gewisses Sparpotenzial. Viele Unternehmen zahlen für längere Dienstreisen Vorschüsse aus, damit der Mitarbeiter teure Hotel- oder Benzinkosten nicht selbst vorlegen muss. Für diesen Zeitraum entgehen dem Unternehmen die Zinsen. Wird eine Firmenkreditkarte eingesetzt, bleibt bis zur Abrechnung mehrere Tage oder sogar Wochen Zeit.

Außerdem lassen sich mit diesen Kreditkarten die Zahlungsprozesse im Unternehmen einheitlicher und effizienter gestalten. Die Prozesse sind damit besser vergleichbar und erleichtern auch die Buchführung. Analysen von Dienstreisekosten sind ebenso möglich wie eine bessere Strukturierung und Kontrolle der Ausgaben. Manche Anbieter von Kreditkarten stellen sogar selbst Statistiken für ihre Firmenkunden zur Verfügung, so dass dieser Aufwand in der Buchhaltung entfällt.

Für Selbstständige und Einzelunternehmer bietet eine Firmenkreditkarte den Vorteil, dass die Ausgaben auf Dienstreisen direkt über das Firmenkonto abgerechnet werden und nicht das private Konto belasten. Damit lassen sich dienstliche und private Ausgaben leichter trennen.

Welche Firmenkreditkarten gibt es?

Eine pauschale Empfehlung, welche Firmenkreditkarte am besten geeignet ist, gibt es nicht. Die meisten Kreditkartenherausgeber bieten Kreditkarten für Firmen an, und häufig sind sowohl Business Cards als auch Corporate Cards erhältlich. Bevor Sie sich für eine Karte entscheiden, bleibt somit nur der sorgfältige Vergleich der Konditionen und insbesondere der Kosten. Berücksichtigen sollten Sie außerdem immer Ihren individuellen Bedarf, denn nicht jede Kreditkarte ist für jede Firma gleichermaßen attraktiv.

Gerade die Konditionen bei Corporate Cards sind mit den Anbietern recht individuell zu verhandeln. Das liegt daran, dass es sich für die Kreditkartenherausgeber um eine lukrative Klientel handelt. Besonders bei Firmen, die eine große Menge an Karten abnehmen, ist deshalb ein individueller Gestaltungsspielraum bei den Konditionen gegeben. Diese Flexibilität erschwert auf der anderen Seite den Vergleich. Bei Business Cards stellt sich diese Problematik nicht, hier sind die Konditionen weniger frei verhandelbar und somit eher vergleichbar.

Eine interessante Business Card ist zum Beispiel die American Express Business Gold. Sie ist im ersten Jahr gebührenfrei, ab dem zweiten Jahr fällt eine Jahresgebühr von 140 Euro an. Insgesamt können bis zu 99 Karten für Mitarbeiter ausgegeben werden, der Verfügungsrahmen darf jeweils individuell festgelegt werden. Für die Bargeldabhebung im Ausland fallen Kosten von vier Prozent auf den Umsatz an. Die Gebühr für die Zahlung in Fremdwährungen liegt bei zwei Prozent.

Die Miles & More Credit Card Gold ist ebenfalls attraktiv. Hier ist ein umfangreiches Versicherungspaket im Preis inklusive. Für Hotels und Mietwagen werden Sonderkonditionen eingeräumt, der Karteninhaber darf darüber hinaus Prämienmeilen sammeln. Die Gebühr beträgt pro Jahr 110 Euro, für die Bargeldabhebung im Ausland fallen Kosten von zwei Prozent an. Wer außerhalb der EU bargeldlos bezahlt, muss mit Kosten von 1,25 Prozent rechnen.

Bei den Corporate Cards ist zum Beispiel die AirPlus Supreme Card zu empfehlen. Die Grundgebühr beträgt 59 Euro im Jahr, für die bargeldlose Bezahlung in Fremdwährungen fallen 1,5 Prozent Gebühren an. Für die Abhebung von Bargeld am Automaten betragen die Kosten zwei Prozent.

Auch die American Express Corporate Platinum Card lohnt sich für große Unternehmen. Mit einer Jahresgebühr von 500 Euro ist sie recht teuer. Die Bargeldabhebung schlägt mit 3,7 Prozent zu Buche, für Fremdwährungszahlungen betragen die Gebühren zwei Prozent. Dafür ist kein Ausgabelimit vorgesehen, und es gibt einen zusätzlichen Global Assist-Service für Notfälle.

Welche Voraussetzungen für Firmenkreditkarten sind zu erfüllen?

Bevor Sie eine Firmenkreditkarte in Ihrem Unternehmen einführen wollen, sollten Sie prüfen, ob Ihre internen Abrechnungsprozesse dazu geeignet sind. So ist beispielsweise zu klären, wer sich um die Verwaltung der Karten kümmern und was mit der Karte geschieht, wenn ein Mitarbeiter aus dem Unternehmen ausscheidet. Im Idealfall benennen Sie für die Verwaltung Ihrer Firmenkarten einen einzigen Verantwortlichen, an den sich Ihre Mitarbeiter wenden.

Was müssen Sie bei einem Firmenkreditkarten Vergleich beachten?

Ein Vergleich der Firmenkreditkarten Konditionen ist eine relativ komplexe Angelegenheit. Während die Konditionen bei Business Cards kaum verhandelbar sind und somit recht gut vergleichbar sind, können Sie bei Corporate Cards eher individuelle Bedingungen vereinbaren. Das allerdings erschwert den Vergleich.

Dennoch gibt es einige Bedingungen, die Sie im Firmenkreditkarten Vergleich unbedingt berücksichtigen sollten. An erster Stelle steht die Jahresgebühr. Hier gibt es enorme Unterschiede von Anbieter zu Anbieter. Auch die Kosten für die laufenden Transaktionen stehen im Mittelpunkt. Zu unterscheiden sind Gebühren für die bargeldlose Bezahlung und für die Abhebung von Bargeld am Geldautomaten.

Außerdem differenzieren viele Anbieter nach der Zahlung in Euro oder in Fremdwährungen. Gerade bei einer großen Zahl an Abrechnungen und bei hohen Summen machen die laufenden Gebühren eine erhebliche Größenordnung aus. Prüfen Sie auch die weiteren Serviceleistungen wie zum Beispiel die Herausgabe eines Kartendoppels zur Trennung von geschäftlichen und privaten Ausgaben.

Wie beantragen Sie eine Firmenkreditkarte?

Vor der Beantragung einer Firmenkreditkarte sollten Sie sich überlegen, wie viele Karten Sie brauchen. Daran machen Sie fest, ob eine Corporate Card oder eine Business Card die bessere Alternative ist. Danach führen Sie einen Firmenkreditkarten Vergleich durch. Beantragen Sie dann die Karte bei dem Herausgeber Ihrer Wahl und reichen Sie die nötigen Unterlagen ein.

Fazit: Firmenkreditkarten bringen Vorteile für Unternehmen und Mitarbeiter

Die Beantragung von Firmenkreditkarten ist sowohl für kleine Unternehmen als auch für große Firmen interessant. Das Angebot an Business Cards und Corporate Cards ist so vielfältig, dass für jeden Bedarf die passende Karte vorhanden ist. Prüfen Sie die Konditionen im Detail und entscheiden Sie sich dann für die Karte, die optimal zu Ihrem Bedarf passt. Mit Hilfe der Karte vereinfachen Sie die Abrechnungsprozesse für Dienstreisen und bieten Ihren Mitarbeitern außerdem eine attraktive Zusatzleistung, die von den meisten Arbeitnehmern geschätzt wird.